Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan ve bu kurumlardan emekli olan personelin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport başvuru süreçlerinde yeni bir uygulamayı hayata geçirdi. Yeni sistemle birlikte pasaport talep işlemleri elektronik ortama taşınırken fiziki belge düzenleme zorunluluğu da kaldırıldı.
YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy imzasıyla devlet üniversitelerine gönderilen resmî yazıda, pasaport başvurularının Personel Bilgi Sistemi (PBS) üzerinden gerçekleştirileceği bildirildi. Başvuruların değerlendirilmesi, onaylanması ve ilgili kurumlara iletilmesi işlemleri elektronik ortamda yürütülecek.
Yeşil ve Gri Pasaport Başvuruları Dijital Ortama Taşındı
Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan düzenleme kapsamında, üniversite personelinin pasaport işlemlerini daha hızlı ve güvenli şekilde gerçekleştirebilmesi amacıyla Personel Bilgi Sistemi bünyesinde yeni bir modül oluşturuldu.
pbs.yok.gov.tr adresinden erişilebilen sistemde yer alan "Pasaport İşlemleri" modülü, devlet üniversitelerinin kullanımına açıldı.
Yeni uygulamayla birlikte pasaport talep belgelerinin hazırlanması, yetkili personel tarafından incelenmesi, elektronik imzayla onaylanması ve Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) gönderilmesi tek sistem üzerinden gerçekleştirilebilecek.
Pasaport Başvuruları Nasıl Yapılacak?
Yeni sistemden yararlanacak üniversite personeli, Personel Bilgi Sistemi'ne giriş yaptıktan sonra "Bireysel İşlemler" bölümündeki "Pasaport Başvurusu" menüsünü kullanarak başvuru oluşturabilecek.
Başvuru sırasında sistemde kayıtlı kişisel veya kurumsal bilgilerde eksiklik ya da hata bulunması durumunda, ilgili bilgilerin üniversitenin Personel Daire Başkanlığı tarafından güncellenmesi gerekecek.
Böylece başvuruların güncel ve doğru bilgiler üzerinden değerlendirilmesi sağlanacak.
Başvuru Sürecinde İki Ayrı Yetkili Görev Alacak
YÖK tarafından oluşturulan yeni sistemde pasaport başvurularının değerlendirilmesi ve imzalanması işlemleri iki farklı yetki üzerinden yürütülecek.
Üniversitelerin Personel Daire Başkanları tarafından belirlenecek çalışanlara "Pasaport Onay Yetkilisi" ve "Pasaport İmza Yetkilisi" rolleri tanımlanacak.
Pasaport Onay Yetkilisi
Bu yetkiye sahip personel, üniversite bünyesinde yapılan pasaport başvurularını inceleyebilecek.
Başvurularda eksik veya hatalı bilgi bulunması durumunda talep ilgili kişiye iade edilebilecek. Uygun bulunan başvurular ise onaylanarak elektronik imza işlemi için yetkili amire yönlendirilecek.
Ayrıca onay yetkilileri, elektronik imza süreci tamamlanan başvuruları doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne iletebilecek.
Emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personelin pasaport talep işlemleri de bu yetki kapsamında gerçekleştirilebilecek.
Pasaport İmza Yetkilisi
Bu yetki, başvuruların elektronik ortamda imzalanmasından sorumlu amirlere verilecek.
İmza yetkilileri yalnızca kendilerine yönlendirilen başvuruları görüntüleyebilecek ve uygun bulunan belgeleri elektronik imza kullanarak onaylayabilecek.
Islak İmzalı Belge Zorunluluğu Kaldırıldı
Yeni uygulamanın en önemli değişikliklerinden biri, pasaport başvurularında fiziki belge düzenleme zorunluluğunun sona ermesi oldu.
Elektronik imza ile onaylanan pasaport talep belgeleri, sistem üzerinden doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne gönderilecek.
Bu işlemlerin ardından ayrıca ıslak imzalı belge hazırlanmasına veya farklı bir elektronik imzalı evrakın ilgili kuruma gönderilmesine ihtiyaç duyulmayacak.
Düzenlemeyle birlikte üniversitelerdeki evrak işlemlerinin azaltılması, başvuru süreçlerinin hızlandırılması ve kurumlar arasındaki bilgi aktarımının kolaylaştırılması hedefleniyor.
Emekli Üniversite Personeli de Yeni Sistemden Yararlanacak
Dijital başvuru sistemi yalnızca aktif olarak görev yapan üniversite çalışanlarını değil, devlet üniversitelerinden emekli olan personeli de kapsıyor.
Emekli personelin pasaport taleplerine ilişkin belgeler, yetkilendirilen üniversite çalışanları tarafından elektronik ortamda düzenlenebilecek.
Böylece emekli personelin başvuru süreçlerinde de elektronik belge ve onay sistemi kullanılacak.
Üniversitelere Yetkilendirme Talimatı Gönderildi
YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy, devlet üniversitelerine gönderdiği yazıda yeni modülün etkin şekilde kullanılabilmesi için gerekli personel yetkilendirmelerinin tamamlanmasını istedi.
Üniversitelerin, pasaport başvurularını inceleyecek ve elektronik imza ile onaylayacak personeli belirleyerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden ilgili yetkileri tanımlaması gerektiği bildirildi.
Yeni uygulamayla birlikte yükseköğretim kurumlarındaki pasaport talep işlemlerinin daha düzenli, hızlı ve güvenli bir dijital altyapı üzerinden yürütülmesi amaçlanıyor.